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第一条 目的
为进一步明确公司差旅费管理制度,控制各项费用管理成本,力求“少花钱,多办事”,现结合本公司实际情况,特制定本制度。
第二条 适用范围
本制度适用于公司所有人员以及公司专职驾驶员因工作需要在国内出差和办理事务。
第三条 定义
1、因公出差:包括公司安排的采购、洽谈、销售、考察、开会或公司安排的其他外出任务,可以报销差旅费。
2、出差区域:国内
3、差旅费:包括车船费、市内交通费、住宿费、乘车补助、伙食补助电话补助等。
4、管理层:公司高层、部门经理、副经理级别。
5、基层:主管、专员和其他级别的员工。
6、短途出差:威海、烟台、青岛三地出差。
7、长途出差:国内各地区,除烟台、青岛、威海三地区。
第四条 借款程序
1、出差申请:出差人员应填写《出差申请表》,并按以下顺序申请审批:部门负责人或部门经理、分管副总经理、总经理、董事长。临时紧急出差任务的,则在申请表上写明实际情况由总经理或总经理授权的副总经理(总经理外出时)批准。
2、部门记录:《出差申请表》一式两份,一份留本部门登记,一份由出差人员到财务部凭以预借差旅费。部门根据《出差申请表》认真做好出差人员出发、回归记录、车辆安排及相应事项的安排。
3、借款:出差人员持批准的《出差申请表》提前一天(周末或节假日顺延)到财务预借差旅费,填写《请款单》。对于已有借款,未按时销账处理的人员,财务部不允许再次借款。(每次借款都需由借款人上级进行担保)
第五条:差旅费项目:
短途出差:如果公司派车辆,油费和路桥费实报实销。
自驾车辆员工以实际车辆油耗和实际路桥费进行报销。
根据级别还可享受住宿、用餐、电话费、生活费补贴。
长途出差:车船票实报实销,并根据级别享受相应的住宿、用餐、电话费、生活费及市内交通补贴。
短途和长途出差都享受招待费,招待费分两种,一种是礼品招待的费用由公司准备实物礼品;另一种招待宴请的费用由部门负责人到财务办理备用金,每次领用备用金为根据实际情况确定,再次领用时需将上次宴请款项进行清结。宴请费用将于月度的绩效考核相挂钩。
第六条 差旅费标准
各级员工应严格按各等级标准报销差旅费实行包干,超过标准的费用由个人负担,或有特别说明经总经理批准方可报销,标准以下节省部分公司除实报实销外给予节省部分1/2的补助。
1、车船费:凭票据报销。
出差人员应乘坐直达车、船来回,如有特殊原因不能直达的则需在《出差申请表》上单独注明。乘坐交通工具标准:

职务级别

火车

汽车

轮船

高层(副总及以上)

硬座(路程超过6小时或夜间可硬卧)

硬座(夜间可硬卧)

二等(含)以下

大区经理、办公室主任、人力资源部经理

硬座(路程超过8小时或夜间可硬卧)

硬座(夜间可硬卧)

三等(含)以下

区域经理

硬座(路程超过12小时或夜间超过8小时可硬卧)

硬座(夜间超过8小时可硬卧)

四等(含)以下

副经理、主管

硬座(路程超过16小时或夜间超过10小时可硬卧

硬座(夜间超过12小时可硬卧)

四等(含)以下

基层员工

硬座

硬座

五等
2、住宿、用餐、电话费、生活费及市内交通包干标准。
职务级别
住宿费
伙食补助费(定额)
市内交通费(限额)
电话费(限额)

宾馆标准

省会以下

直辖市、经济特区

地级市以下

省会、直辖市

长途出差

高层

指定经济型商务酒店

150

200
 

二级城市

早餐:8元

午餐:16元

晚餐:16元

三级城市

早餐:6元

午餐:12元

晚餐:12元
 


直辖市
早餐:12元

午餐:20元

晚餐:20元

省会城市

早餐:8元

午餐:18元

晚餐:18元
 


实报实销

30元/天

大区经理办公室主任、人力资源部经理

120

150

实报实销,打的需根据特殊情况

15元/天

区域经理

80

120

公交车票实报实销,打车需要申请

10元/天

副经理、主管
 

60

100

早餐:7元

午餐:12元

晚餐:12元

早餐:8元

午餐:14元
晚餐:14元

公交车票实报实销,打车需要申请

10元/天

基层员工
 

50

80

早餐:5元

午餐:10元

晚餐:10元

早餐:7元

午餐:12元
晚餐:12元

公交车票实报实销,打车需要申请

10元/天
备注:1、电话费按照出差天数作为出差包干标准到财务部核定。
2、其他项包干标准参照上表范围以单据到财务部实报实销。
3、 长途出差
住宿费、市内交通费(包括市内公交车和出租车费)、电话费限额报销,即凭发票按等级标准内报销;伙食补助按出差时间定额报销。
若因出差人数为复数且性别相同,住宿费可按相应标准减半执行。
4、补助差期计算:不满半日按半日计算,超半日不满一日按一日计算。
5、出差完成公务后应当天及时返回,因确需办理私事而在工作日时间逗留者须向部门领导请示,在报销时主动注明并扣除逗留天数的住宿费用、伙食补助。
6、公司职员外出学习、开会,按收费单据报销。若会务费已包含住宿费、伙食费,公司不再报销;若会务费只包含住宿费,公司只按100%伙食费标准补助。
7、如自带公车和享受车补的经理可以自驾车的,则不予报销车费、市内交通费,可报销过桥过路费、轮渡费,出行前后,
8、如遇到天气、购票、公关等原因,未能按照出差申请表上的日期返回,须提前向分管副总进行请示或告知。
第七条 报销程序:
1、报销时间要求:公司要求出差人员出差回来后三日内(节假日顺延)到财务报账(总经理出差无法审批可顺延),否则每超过一天罚款50元,超过七天者,加扣除当月绩效工资和奖金,超过十天的停发全月工资。
2、报销票据要求:
正规发票:出差人员应取得正规的交通发票、住宿发票。无报销凭证的,原则上不予报销,特殊情况应写明原因由总经理批准方可。若异地住宿在亲朋家的,无法取得住宿发票,应开出证明,按住宿费标准的50%发给补助;因公携带的行李运费,应取得正式运费发票为凭;除威海市区范围内的宴请需由办公室安排,其他地域的因公宴客必须由部门经理或负责人批准,财务部才能报销,否则不予报销。
粘贴标准:所有报销票据要分类按发生时间顺序粘贴整齐,并由本人签字。
没有注明时间和区域的车船票、出租车票据应填写以下粘贴单联,以注明起止时间和地点。
开车时间
起乘地
到达地
到达时间
事由
票价
实际付款
备注
 

 

 

 

合计
3、审核审批:
填制:出差人员归来,及时整理、粘贴费用单据,填制差旅费报销汇总单,并不得涂改。
审核:出差人员持余款和填好的汇总单交与出纳人员审核,出纳员根据部门所做的差期记录,和发票上表明的日期,进行审核后盖章。
审批:报销人将审核无误的单据,分别由部门负责人、分管经理、副总经理、总经理签字,最后到财务核销借款。
第八条 其他项
1、短途出差不享受长途出差补助项目,短途出差时间超过4小时,补助10元正餐伙食费,超过8小时补助20元正餐伙食费。
2、工作人员在外出差,如经费不足,需报公司所属部门申请,由财务统一在申请批准后当日将款项通过银行转至用款人。
3、办公室专人负责长途出差车船票及住宿的预订工作。

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