准备——深思熟虑
准备工作可以采用多种形式。具体讲，一般需要对以下几方面有明确的认识：
1.作者的角色
一般来说，首先要判定交际双方的等级关系和亲疏关系，然后即可确定交际走向是否应为上行文、下行文或平行文。划分出这个界限，才能做到语言准确得体。
2.读者的角色
读者信息包括：
-身份(决定语气) 外语学习网
-专业水平(决定用词)
-人数
-主次
3.预期的目的
效率是第一位的，因此最好开门见山，切中主题;文字应简洁明了。
起稿——条理分明
在写的过程中，我们需要完成如下几项任务：
1.确定篇幅
一般分为开头、主体、结尾三部分。
读者视角：迅速捕捉头尾信息。
2.组织布局
商务文章注重逻辑性，结构严谨，环环相扣。
由近至远，由浅至深，由轻至重。
3.区分类别
在给自己的文章定位时，以下几点值得我们注意。
ⅰ 记叙与非记叙
ⅱ 互动性与单向性
ⅲ 抽象信息与具体信息
ⅳ 客观描述与主观判断
定稿——精雕细琢
定稿的标准尺度：
布局合理，层次分明
信息合理，内容完整
语气恰当，适合读者
语句连贯，一气呵成
句型丰富，短句为主
措辞到位，表达准确
商务写作的基本要求：
在写作过程中都必须遵循的六大原则，即准确(Correctness)、清楚(Clarity)、简明(Conciseness)、具体(Concreteness)、完整(Completeness)、和礼貌(Courtesy)，也叫做商务写作的6C原则。
