称 呼
商业信件和传真常用以下方式开头：
·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);
·Dear Sir 或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,
Chief Accountant 等，而且写信人知道对方的性别);
·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);
·Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。
称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。
事 由
写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。
信 文
全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。
在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。
信 尾
传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。
结尾敬辞
一般来说， 书信和传真结尾敬辞都使用 “Yours sincerely” 或 “Yours faithfully” 。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ DearSir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。
信末签名
写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
Yvonne Chong
Ms Yvonne Chong
Regional Sales Manager (Singapore)
信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。
口述者/打字员姓名缩写
下面表中是信函或传真的口述者和打字员的姓名缩写。
口述员 打字员 姓名缩写
- Sim Loo Lee sll
Cheng Fook Jam Chan Chuen Fye CFJ/ccf
Chew Yit Lin Chin Kein Hoong Chew Yit
Lin/ckh
Grahame T Bilbow Foo Tuan Seik
GTBilbow:fts
Goh Bee Hua Han Swee Lean
GBH:HSL
附 件
如果信件或传真还附有其他文件，就必须在文中注明。附件说明通常位于口述者/打字员姓名缩写之后。可以采用以下几种方法：
·Estimate enclosed
·2 Enc./Enclosuree 2
·Enclosure
·Enclosures:
1. 2000 Price list
2. Catalogue
抄 送
如果除主要收信人之外，信件或传真还需抄送第三者时，通常用“cc”表示，“cc”即“carbon copy”(复写本;副本)。 有时，如果发信人不想让收信人知道信件或传真还要抄送给别人，就用“bcc”(“blind carbon copy”无信头副本)代替“cc”，标注在不发给收信人的影印件的下方。
附 笔
商业信函或传真中的“附笔”(缩写为“PS”)用于补充本人的说明。“附笔”位于左边空白齐头处，在“附近”或“抄送”等说明之下空一行。
页码说明
商业信函如果超过一页，随后的各页可以在页首加注说明收信人姓名、页码及日期。如：
Mrs. H Itakura
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14 June 200-
在商业信函中，页码有时位于距页顶一英寸的左边空白处，与信文之间空两行。
