商务英语写作要求内容书写得具体和明确，因此，尽量使用确定、具体的语言，直接了当地传递信息，说明问题，切忌笼统模糊。

(1)尽可能地提供明确、具体的信息。

(2)使用具体词汇 避免使用抽象的词汇，因为抽象的词汇往往令人感觉模糊笼统。

第五条原则：完整(Completeness)

商务英语写作的内容务必完整周密，任何要点的遗漏都可能导致重大损失。

第六条原则：礼貌(Courtesy)

商务英语写作中的礼貌原则，并不是指采用一些客套的句式，而是指一种贯彻于全文的尊重、理解和体谅对方的态度

以下是几条有助于礼貌的写作方法：

使用礼貌友好的词汇

体谅对方的写作态度(You-Attitude)

措辞得体(Appropriate Wording)

避免使用有性别歧视之嫌的词语

及时答复(Timely Response)