第五讲：称 呼

商业信件和传真常用以下方式开头：

·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

·Dear Sir 或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,

Chief Accountant 等，而且写信人知道对方的性别);

·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

·Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

事 由

写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

信 文

全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

信 尾

传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。

结尾敬辞

一般来说， 书信和传真结尾敬辞都使用 “Yours sincerely” 或 “Yours faithfully” 。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ DearSir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

信末签名

写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

Yours faithfully

For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

Yvonne Chong

Ms Yvonne Chong

Regional Sales Manager (Singapore)

信末签名位于左边空白处。在结尾敬辞或公司名称下面留出三行签名的位置，然后再打上写信的姓名、职衔及/或部门。