信件

信件可能是商业交流中最古老的形式，无论是普通邮件还是电子形式。他们的用途主要是通知或劝说。另外，他们也代表你和你的组织。

使用基本的信件格式是通信中的必要细节。让我们先快速回顾商业信件的标准部分和写作须知。

商业写作的几部分

MR. Edward Fitzpatrick-------------------------开头：提供发信人的完整地址，不要有缩写。你

1143 West Diamond Street 既可以拼出州名，也可使用美国邮政服务缩写

Butte, MT 00000-0000 日期就在信头的下面或其下的2至4行。

December 31, 1999

Chris Wall-----------------------------------------在地址里：写上收信人的姓名，然后是另起一行写职位，

Producer 公司名称和地址。核对所有的单词都拼写正确。

Wrangler Rhythm Records

7416 Town Avenue

Los Angles, CA 00000-0000

Dear Mr. Wall:----------------------------------称呼：当心要正确称呼他人：Mr., Ms., Dr.,

Superintendent, etc. 称呼后往往加上冒号，但是在你

We would like to invite … 了解对方并且合适时可以用逗号。

You will be welcome to…

And the rest of these…

On the first the …----------------------------开头和正文：确保你有一个吸引人的起始句。让第一段积极并有信息量。你可以用符号，数字和列表来帮助你的读者。使用P2 和P3句子来集中精力于你的主要观点。

Therefore, if you will…---------------------结尾：和开头句一样重要，你的结尾让读者知道下一

So we may confirm all the… 步该做什么同时也表示了善意。附件，表格等和一些

Make the final arrangements… 进一步联系的信息都在这里提及。

We would like to have…

As soon as…

Sincerely,---------------------------------------赞美的结尾：把它写在正文下的两行后。标准的表达是sincerely(诚挚的)或sincerely yours。在建立关系之后，也许可尝试：regards, best wishes, best regards, 或cordially.别忘了加上句号。

Ed Fitzpatrick ------------------------ 你的签名：在这儿签你的名字。这和后面的打印的姓名是不同的。同样，如果你和收信人有一定的关系，写上你的名就可以了，由你选择。

Edward Fitzpatrick ------------------------- 另起一行写你的全名和头衔。

Attorney-at-law

EF/ip----------------------------------------------首字母参考：写信人的首字母(大写)后是打信人的首字母(小写)。

Enclosure ---------------------------------------附件符号：如果有附加的材料，可以用Enc., Enclosure,之后是附件项目的名称，比如：书本发票。

C: P. Beisser------------------------------------副本符号：C代表副本，它代替了CC.按照字母顺

L.Chenok 序指出了副本发送的对象。

B.Moore

J.White

□建立信件摸版和样式。考虑到读者是很重要的，但拥有一个个性化的摸版能节约你的时间，尤其是你在对一定量的客户发送同样的信件时。

应避免下列情况：

□以坏消息开头。应该让读者在失望或生气前先放一句缓冲句。 任何人若是怀疑读者智慧或是抱着

□操纵你的读者，故弄玄虚，自作聪明，或夸张。读者不会上当的。 恩惠的态度，他将

无法写出好的作

品。

□使用固定的开头(Enclosed please find)或结尾(call me if you’re interested...)

□在结尾总结你的观点，除非是一封长信。

□认为有必要使用以上所有的细节。你的听众和目的决定你的内容。

信件模版

这一节为普通信件提供有用的模版和样式。

“好消息”信件

至少半数的商业信件包含正面的信息。从回复公司产品或服务的询问，回复定单，做调整，扩大信用，表达祝贺。这些都包括了读者感兴趣的信息这些信件拥有类似的格式。

开头：合适的话，热情地陈述那些好的和有用的信息。

正文：提供任何必要的细节。这可能是关于你产品的推销等等。

结尾：以可以营造友好关系的真诚而礼貌的评论来结尾，并表现对于他们事业的关心。

这是送给客户的祝贺：

Dear Ms. Hart:

亲爱的哈特先生

Congratulations on winning the Podunk lottery! We are happy to increase your advance line to $200.000. Please come into the bank to sign the documents by October 16th. Included with the advance line increase you will have; free safe deposited box; free traveler’s checks; plus we will waive the first year’s annual fee on your platinum credit card.

恭喜你中了Podunk彩票!我们很高兴把你的预付金额提高到200.000美元。请你在10月16日前来银行签署文件。除了预付金外，你还可以拥有：安全和免费的存款箱;免费的旅游支票;另外，我们将免去你第一年白金信用卡的年费用。

Also, be sure to bring the certification with you so that we can assist you in securing this advance line. We thank you for your continued business with ABC and look forward to meeting all your future banking needs.

请一定带上确认书，这样我们可以确保您尽早获得预付金。感谢您一直以来和ABC的合作，并且我们希望能满足您以后对于银行业务的需求。

Let my receptionist know when you come in, as I would like to meet you! Or feel free to call me at 555-xxxx and set up an appointment time. I have some exiting new programs to share far special customers like you.

如果您打算来的话，请和我的接待小姐联系，我很愿意见到您!或者您可以随时打电话555-xxxx来给我约时间。我还有一些不错的新项目准备和像您这样特别的客户分享。

Sincerely,

真诚的

Mallory Miles

墨洛瑞 麦尔斯

坏消息信件

含有负面消息的信件对于作者和读者都是不愉快的事。坏消息可能是回复顾客的投诉，拒绝要求，回绝申请人或邀请。因为你要让读者失望，你要考虑到他们。 写信时要设身处地为他们着想。你的目标是：在保持良好关系的同时不要引起敌意：

开头：以缓冲句开头。你要制造一个友好和积极语气。

正文：为你负面信息提供合理的解释。回顾和决策有关

的情况和事实。如果没有法律上的歧义时，必须提供有关

细节。你并不总是有权说“不”。

结尾：以积极的态度结尾。提供友好的建议，预祝读者成功，或是提供合理的方案。

这是一个对于我们都很熟悉的信件：

Dear Tony,

亲爱的托尼

Thank you so much for your time and interest regarding the division manager position. You have many impressive qualities, which made the final choice a tough decision for our interview team.

你在申请我公司地区经理这一职位上投入了大量的时间和兴趣，对此我们深表感谢。你的许多优秀品质给我们留下了深刻的印象，这让我们面试团在作最终决定时犹豫再三。

Though all three of our finalists were excellent, we have hired a candidate whose qualifications best fit the position at this time.

虽然最后的三位候选人都很优秀，我们已经选定了一位此时最适合这个职位的人。

Thank you for your interest in our company. I wish you much success in your future endeavors.

感谢您对我公司的兴趣。希望您将来的努力能成功。

Best regards,

Christian Carter

克里斯安 卡特

投诉信

这种信件是关于需要修改的情况。无论情况如何，始终尊重你的客户。 你可能想要提到你以前所提供的服务和以后将要继续做的事情。

开头： 感谢你的读者能够告知你有关信息。合适的话，使用事实，日期，地点，人物，数字，成本等。

正文： 清晰而合理地解释将来的行动。有序地陈述事情发生的原因。合适的话，提供其他的方案。

结尾：对可能导致的任何不便表示抱歉。保持良好的客户关系是很重要的，包括电话号码。

这封信回绝了读者的投诉：

Dear Mr. Matthew Burn

亲爱的波恩先生

Thank you for your letter concerning the replacement of your Merry Widow microwave model #12345. We have reviewed your request.

我们已经收到了您有关调换12345型 “快乐单亲族”微波炉的来信。

Your letter stated that after mounting it on top of your station wagon, it quit working with a week. since Merry Widows are not designed for outdoor usage, especially during our rainy season, we cannot honor your request for a new microwave.

你在信中提到：自从把它放到货车顶上使用后，它一周都不动弹了。对不起，“快乐单亲族”微波炉不是为户外用户设计的，尤其是在雨季露天使用，所以我们无法满足您所提出的更换新微波炉的要求。

The warranty does not extend to outdoor use.I have enclosed another copy of the instruction manual for future reference.

保证书不包括室外使用。这里我附加了另一份说明书以供将来参考。

Please come in to our showroom soon to see our latest models---on sale! We have an excellent product line of microwaves for indoor use. If you have any further questions, please call our Customer Service Department of 555-XXXX.

请到我们的展示厅来看看最新的版本的样品—正在热销中。我们有极佳的室内微波炉的生产线。如果你有其他的问题，请致电555-xxxx客户服务部门。

Sincerely,

真诚的

Angela Adams

安吉拉 亚当姆斯

在回复时"顾客永远是对的"理论似乎很有效.你的声音,也就是这封信的语调很重要,所以要积极而谦虚.

开头:以好消息开头并为错误道歉.表现你的理解.

正文:合理的解释错误及其原因.同时,告知你将如何采取措施.

结尾:表示对读者事业的欣赏.用愉悦的,有远见的句子结尾.

这封信回复了用户的投诉

Dear Dr. Brown:

亲爱的布朗先生

We are so sorry about your long wait at the drive-up window on May 18th. Twelve minutes is an unacceptable period of time to wait.

我们对于你五月十八日在窗口长时间的等候表示遗憾。十二分钟的等待时间的确让人无法接受。

On that day only one teller was working the drive-up. Our staff having been temporarily reduced the recent influenza epidemic. Our tellers are all well now, so the situation should not occur again.

那天只有一位出纳员工作，当时我们的另一个员工因患了流感而在家休息。我们的出纳员现在已经恢复健康，所以这样的情况不会再发生。

In the future, if you are pressed for time, our ATM machine could be a good alternative. We would be happy to order a card for you don’t have one. For your convenience, I have enclosed an application.

以后，如果你时间紧张，我们的自动取款机也是一个不错的选择。如果你还没有卡的话我们很高兴能为您定一张。为了你的方便，我在这里附上一张申请表。

First State Bank is committed to providing top quality customer service. Please call me if you have further questions at 555-XXXX.

第一州立银行有责任提供最高质量客户服务。如果有其他问题请致电555-XXXX。

Sincerely,

真诚的

Eamonn Edwards

伊门 爱德华

Enc.

推销信

推销信是试着劝说读者购买一种产品或服务.往往读者不是很乐意去阅读它们,所以在起草时，必须将对于事业的热情贯穿文中.只有当你的产品或服务直接有益于读者时,他们才会感兴趣.因此，你必须直接切入主题.

开头:用一个观点或提议吸引读者.有好消息:这项产品或服务.会使得声誉显赫，增加收入。要利用读者的同情心,好奇心甚至想要免费获得东西的心理.

了解你的读者是再重要不过的了.减少使用I, me, mine, my, our, ours和us,强调you, your和yours。你对读者的了解与否决定第一句话.

正文:用让人信服的事实,数据,统计或其他证明你的产品

或服务独特之处的任何事物来出售你的产品或服务.诸如

证明书.签名,个人故事或限量的免费或减价总能吸引你的

读者.你想为你的产品创造一个有利的印象,也许你要在信

中包括宣传手册或图片,符号或是列表有助于读者浏览信息.

结尾:敦促你的读者做些事情:打电话,写信,寄钱,上门或上网.你想让你的读者尽可能方便的立即行动.这也是把利润和友善结合的销售技巧.根据目的,观众和情况,你可以通过提问或提出最后期限的方法来施加压力.

如果你在写信时有麻烦的话,建立一个思维图.构思你的思维地图:我公司(产品,服务)的什么主要特征能让顾客受益?一旦你想出一个句子,把它放在思维图的中间。?

或者使用以下的句子作为指导：

我的产品/服务

(在这里描述)

有这些特征

(列出你能想到的每一个特征)

能让顾客受益

(你的产品/服务如何帮助顾客的?)

在介绍你得产品长处与亮点时，心目中只能有你那至高无上的产品。你得把客户使用你产品的好处说出来，同时也要考虑到他们可能会持有反对意见。

这是一封在与客户初步接触后所写的销售信：

Dear Ms. Bethel:

亲爱的贝斯尔先生

It was great meeting you this week. Did I mention that our company could provide accounting services that will increase your bottom line by $2 million annually? Our ability to manage your accounts will free up your time so that you can create on even larger client base.

很高兴在本周遇见你。不知我是否提到过我公司能够为你们提供财务服务, 我们的服务能将贵公司的年度赢利底线提高200万美元?我们管理贵公司帐务的能力将大大节约你们的时间，这样你们能在更大的客户群基础上创造价值。

Goldcon Accounting will quickly and easily set up a system in your organization that can accomplish increased profitability and morale. First, we will streamline your accounting system. We guarantee a 20 percent (minimum!) increase in gross profits the first year. Second, we will put on a company picnic like you’ve never seen before. Talk about raising employment morale!

金康会计将能快速而简单地在你的公司里设定一个系统来提高利润并振奋员工士气。首先我们会整合你的帐务系统。我们保证第一年毛利润增长20%(最少!)。第二，我们将在公司里添加你从未见过的轻松工作。设想一下这将提高员工士气!

We know the needs of businesses like yours because we have firsthand experience in what it takes to manage a business. Enclosed is a client list--feel free to contact any of them. We have sent along our company brochure giving you more detailed information. I look forward to our meeting next Thursday at 10 a.m.

我知道您这样的生意需要什么。因为我们拥有管理商业的直接经验。附上用户名单——您可以和他们联系。我们已经送上公司的宣传手册来提供更多信息。我盼望在下周四早上10点见到您。

Sincerely

真诚的

Mark connoy

马克 康利

President and CEO

Enc.

感谢信

这种历史悠久的书信日渐萧条和落伍了。人们不愿花时间感谢他人,但它仍然是有力的销售和营销的工具并能让你与众不同。感谢顾客的理解,表达对朋友介绍的感激,或是仅仅

p 195

对你刚刚认识得朋友说声：“很高兴认识你”……这些都是感谢信最基本的一些细节的主题。如果个性化地加一些细节,你将会比只是发送普通的形式信件更易被别人记住.感谢信不必长,四五句话足够了。重要的是思想。

开头:开始因为特定的行为而感谢读者。

正文:用具体的评论告知为何感谢他们。

结尾:以你下一步的措施或轻松友好的句子结尾.

PS:如果你用手写,那就更加上乘了.

Dear Jeff,

亲爱的杰夫，

Thank you so much for giving me the opportunity to present the business Writing That Counts

! Training to your employees last week. They were a wonderful group and seemed to enjoy the exercises in my book. your department heads said that the Power Numbers system was an easy tool for them to use in organizing their year-end report.

非常感谢你给我机会在上周来向你的员工提供“商务写作要素”培训。他们是优秀的团队并且喜欢我书中的一些练习。你的部门领导说数字等级系统为他们的年末报告提供了简便的工具。

Thank you again. I look forward to our continued relationship.

再次感谢你。盼望你我们之间能继续的合作。

Sincerely

真诚的

Ryan Roberts

莱恩 罗波茨

过渡语

指导读者：First第一 ， second第二，third 第三，next下一个, besides另外， then然后， before之前， after之后， finally最后， meanwhile 同时，later 后者，soon很快，formerly以前， afterward以后， until now到现在，since自从，again再次，immediately马上，today,今天，in the past过去, recently最近, earlier以前, moreover另外, furthermore而且, to begin with开头, above all首先

引出例子：For example例如, for instance比如, to explain解释, specifically尤其, to contrast对比, to describe描述, to compare比较, to refute反驳, in other words也就是说, to support支持, to illustrate解释， to define定义

添加事实，思想，观念：Also也, and和, besides另外, finally最后, furthermore还有, again再次, moreover还有, next too然后, as well as也, in addition to另外, since自从, that is也是, in fact事实上, then similarly类似的, additionally另外, another其他, it’s true that的确，真的

提醒读者，有思路变化：Moreover另外, on the contrary相反, however但是, but但是, nevertheless然而, on the other hand另外, the fact remains that事实是

总结：All in all总之, to conclude总结, in conclusion总结, to summarize总结, finally最后, last of all最后, therefore因此, in summary总结, the point is关键是, as one can see我们知道, in short也就是, for these reasons因为这些原因,to sum up总结, as a result结果是, in other words也就是, to review回顾, I concluded that 总结, in closing结尾, to close结束

比较，对照，说明原因和结果：But但是, however但是, on the other hand另外, on the contrary相反, although但是, nevertheless然而, instead但是, as a result结果， therefore因此, because因为, consequently结果, yet然而, or或, even so既然如此, similarly类似, likewise否则, still 仍然

表明目的：To this end为了, for this reason因为, with this objective in mind抱着这个目标, because of因为

表明条件：Provided如果, providing如果, on condition如果, in any case任何时候, subject to取决于, whether是否, if如果 , with the stipulation条件是, with the understanding考虑到, in either case任何时候

表明空间顺序：Above在。。。上, below在。。。下, here这里, there那里, outside外面, inside内部, nearby附近, over在。。。上, under在。。下, across穿越

如何写电子邮件(E-mail)的一些通用原则:

1. 不要将传统信件的内容和格式都塞进电子邮件中去。电子邮件的读者可不希望读到以日期和他们的地址打头的文稿。

2. 如果你想通过电子邮件发送传统意义上的信件，最好将其作为附件。

3. 主题栏应言之有物。大多数商务人士平均每天都要收到30封电子邮件。为了吸引他们读你的信，最好写个有趣而切题的题目。

4. 主题栏容不下许多意思，最好每封电子邮件只用来探讨一个问题。

5. 你可以在主题拦里使用一些提示词或缩略词来表达意思。

RE: 表示回复(I am responding to your question.)

URGENT: 表示紧急(This message is time critical.)

FYI: 表示仅提供信息，无须回复(For your information only. No reply required.)

REQ: 表示命令(Action is required.)

eg. FYI: Your car lights have been left on.

6. 如果你提到的事有最后期限，无论在主题拦还是正文里都应明确这个期限。

Example(subject line)

Information for Alliance Contract

Better(subject line)

Information for Alliance Contract Required for Sept.6

Example(body)

Thanking you in advance for your cooperation.

Better(body)

I would appreciate your sending me the information by September 6 so I can include it in the proposal.

7. 电子邮件是一种非正式的通讯手段。不要在电子邮件的开头写Dear 这样的正式称呼，可以对方的名，如果不熟悉对方可以写全名。

Example 1

Greg,

I am going to need the figures for the Johnson contract by noon tomorrow.

Or

Joe Smith,

Can you help me with a problem I am having with the widget I purchased from your company?

Example 2

Roni,  Two key decisions need to be finalized at our next meeting:  IPO drop-dead date for filling  Public relation blitz  If you need to review some background information see below.  Heather For Your Information（FYI） Detailed information can be placed below this line 罗尼：  我们下次开会时，要审定两项重要决议。  抛售原始股的截止日期  迅速展开公共关系战  如果你想看看有关的背景资料，以下便是。  黑泽 仅提供信息 详细资料可以放在这行下

8. 如果你是写给一群人，开头可以写些一般性的问候语，如Greetings, Good Day, Hello或Hi。

Example

Greetings,

I have set a meeting with our planning committee and the building group for Thursday, March 24, at 10:00.

Place- Administration Boardroom.

Call me if you can’t make it.

9. 电子邮件的第一段应该把你的意图告诉读者。读者往往还没读完，就会把邮件删除。因此，别到了最后一段才申明你的要求。

Poor(opening paragraph)

Last week I attended the Widget show in Toronto.

Better(opening paragraph)

I need your input on the information I picked up at the Toronto Widget show.

10. 电子邮件的文章结构与新闻类似。以倒金字塔结构组织行文—最重要的细节放在最前面，依次呈重要性递减趋势。这样，既便读者看完第一段后没有时间再看下去，仍然可以了解要点。

11. 第一段不要使用类似he, she, it或this多或少这样的代词。读者的思路与你不同，代词太多会使他们迷惑。别指望他们回到主题栏或看完全文去领会你的意思。

Poor

I know you want to talk about it tomorrow, but I am tied up in meeting all day.

Better

I know you want to talk about the hiring freeze tomorrow, but I am tied up in meeting all day.

12. 段落尽可能短小精悍，导语段落不要超过3行，正文段落不要超过5行。段落之间空开2行。

13. 标点符号使用须正确。如果所有字母都大写，人家会觉得你在对他大喊大叫。

14. 与信函和报告不同，你可以在电子邮件里使用缩略词，只要你确信对方能理解你的意思。

Examples

缩略词	表示含义	TTYL	Talk to you later
AAMOF	As a matter of fact	TX	Thanks
BBFN	Bye bye for now	IMO	In my opinion
BTW	By the way	NP	No problem
EOM	End of message	OIC	Oh, I see
FWIW	For what it’s worth	GL	Good Luck
IMHO	In my humble opinion	WB	Welcome back
IOW	In other words	KIT	Keep in touch
LOL	Laughing out loud	GTSY	Glad to see you
NRR	No reply required	TIAIL	Think I am in love
OTOH	On the other hand	A/S/L	age/sex/location
ROFL	Rolling on the floor laughing	SorG	straight or gay

15. 有些人喜欢用笑容符来表达感情。笑容符也称情绪符或象形符。笑容符转过来就能代表一种情绪，下面是一些例子。

:)高兴 :(悲伤

:-)讥讽 :D大笑

:-7怀疑 :-O噢，噢!

Example

Ruth,

Sorry, but the manuscript will be one week late. :(

Suzanne

16. 结尾处使用非正式问候语或缩略语，Regards, Thank you, BBFN, Cheerio等等。