证明信的措辞和结构

证明信的结构与复查询信相似，也由三个部分组成：

·说明来函收悉

·证明求职者符合其应聘职位的要求

·结语

第一段

第一段首先说明对方要求出具证明的查证信已经收悉。

第二段

第二段既可按优点、缺点两方面分述，也可从不同的角度介绍求职者的情况(如目前工作职责、个人品质、工作态度和工作习惯等)。

如果想极力推荐某个人，第二段可以用这样的方式开头：

I can recommend Ms Kamachi without the slightest hesitation.

I can confidently recommend Mr Ho to you.

接着细述推荐某人的原因，包括以下方面：

个人品质 工作态度 工作习惯

(Personal qualities) (Attitude towards work) (Work habits)

·Intelligence ·Enthusiasm ·Ability

·Trustworthiness/Honesty ·Conscientiousness ·Cooperativeness

·Loyalty ·Helpfulness ·Efficiency

·Reliability/Dependability ·Willingness ·Punctuality

·Popularity

以上每一项都可以用相应的形容词描述求职者的情况。描述求职者的情况时，不能颠倒主从句的位置，这可能无意间作了负面的介绍。注意下列左右两栏句子的不同之处。

负面印象 正面印象

Although Ms Xu is very enthusiastic, she is sometimes slow to understand.

While Mr Yeo is very trustworthy, he can be a little unreliable at times. Although Ms Xu is sometimes slow to understand, she is very enthusiastic.

While Mr Yeo can be a little unreliable at times, he is very trustworthy.

结尾段

最后一段应对自己的意见作一总结，并用一句话恰当地结束信文。

方法和策略

在证明信中

·将事实和个人看法区分开来。证明信要求谈个人的看法，而不应把个人看法列举成好像事实一样。

·证明信不必过长。一般证明信的篇幅不应多过一页。只有在十分必要时才考虑增加内容

·在证明信上标明“机密”字样。

·记住，证明信中的言下之意，其实比信中直接说出的内容更为重要(参看本章证明信1)。