商务便函与电子邮件写作

　　一.便函与电子邮件简介：

1.商务交流的选择----口头交流还是写便笺在亚洲，人们喜欢直接交谈。主要是因为：

(1) 直接交谈有助于保持良好的关系。

(2) 直接交谈可以减少误会。

2.商务便函与电子邮件的内容与特点

(1) 商务便函

① 定义及内容：商务便函(Memorandum,简写 Memo)是同一商业组织内部广泛使用的书面联系形式。

② 特点：

ⅰ. 商务便函的组成部分比较简单，这是它最大的优点。

ⅱ. 商务便函的语气需要根据写信人与收信人之间的关系以及所谈内容来决定。

(2) 电子邮件

① 定义及内容：电子邮件的内容通常包括：询问信息，道歉，确认，通知，倡议等等。

② 特点：基于高速快捷的因特网的发展，电子邮件也具备了使用方便、传播快捷、一信多发，而且价格十分低廉的特点，因此特别适合国际间的交流。

3.便笺和电子邮件的主要作用

·查询资料

·要求采取行动

·提供资料

·提供建议

·警告

·解决问题

二.便笺和电子邮件的结构和措辞

u 便笺和电子邮件必须条理清楚、证据恰当、措辞得体，这样才能达到预期的目的。

1.格 式

例子：

Internal Memorandum

To: Anne Bell

From: Graham Davis

Date; 23 March 1992

Subject: Office Furniture

We need some comfortable chairs for visitors to go in the managers’ office.

Can you arrange it?

Weneed 10 chairs in either beige or dark brown. The maximum you can spend is $ 500.

便笺和电子邮件的格式。

⑴ 信头：

① 便函信头

由于便函是内部沟通，所以没有必要写信内地址、回信地址或称谓。所有便函基本上都有同一的格式，即分成四部分：发信人、收件人、日期和主题。另外在便函开头还要写“MEMORANDUM”或“MEMO”字样。

② 电子邮件信头

电子邮件的格式类似于便函格式，包括From(发信人姓名), To(收信人),Cc(副本收信人，隐匿副本收信人)及 Subject(文件名，信件主题)等项目。 其中不可缺少的是To 和Subject 两个项目，其他项通常可以根据使用者的需要增加或删除。

　　信文的内容一般包括：

I. 致：(To:)

说明便笺或电子邮件的收件人。在便笺中，这一栏可以写收件人的姓名

或职衔，也可以把两者都写上。

u 选择哪一种写法主要看写信人的职务以及和对方的关系。

u 收件人称呼怎么写还取决于机构的规模和作风。

u 此外，称呼的方式还受到便笺内容的影响。

u 电子邮件中， 一定要使用对方的电子邮件地址。 电子邮件地址包括五个部分：前缀名;符号;机构名称;机构类别、代表政府部门、代表军事组织;国别或地区代码。

II. 由：(From:)

说明便笺或电子邮件的发送人。和“致”这一栏一样，发件人的写法也要考虑四个方面：发件人在自己任职的机构中的职位、发件人和收件人的关系、机构的规模和作风、便笺的内容。

III. 日期：(Date:)发电子邮件时，日期一般由电脑自动插入。

1. 日期的写法有两种，“日-月-年”(如12 June 1998)或“月-日-年”(如

June 12,1998);

2. 书写日期时不要使用缩写形式，序数词(如：1st, 2nd, 3rd等)和月份都不能缩写;

3. 如果使用“日-月-年”格式，月和年之间不要加逗号。

IV. 事由：(Subject:)

事由必须写得明白易懂，使人一目了然。事由写得好可以突出信文的目的，引起收件人对重点内容的注意。

(2) 信文：

写便笺和电子邮件时，在格式方面还应注意以下几点：

1. 首先，便笺和电子邮件不同于信件或传真，无须使用称呼(如“Dear Mr  Soo”)。

2. 同样，便笺和电子邮件中也无须使用公式化的结尾敬辞。

3. 便笺一般无须签名，只是在信文后写上自己的姓名和姓名缩写就可以了，也可以什么都不写。有些电子邮件软件可以使用数码插入方式签名。

4. 如果便笺或电子邮件需要抄送其他人，应在信头注明。

5. 便笺和电子邮件中，无须写上打字员的姓名。

6. 便笺和电子邮件的正文部分，段落内采用单行间隔，段落之间采用双行间隔。