信函和传真的格式

收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美观整洁的书信格式会给收信人留下深刻的印象。

标准的商业书信由以下三个部分组成：

·信头

·信文

·信尾

信 头

在信和传真中，信头所占页面一般不超过三分之一。

发信人地址

一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺，抬头上标明公司名称、地址、电话和传真号码。传真也一样，信笺上印有抬头，并采用固定的信头格式。

传真发信人的地址位于传真纸页首固定的信头格式内。

发信日期

日期的书写有以下两种模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

日期不能缩写，序数词不能使用缩写形式，月份也不能缩写。

收信人地址

收信人地址包括收信的全名和职衔，以及公司的全称和地址。礼貌性的称呼要使用得当。

传真中收信人地址一般打在信头格式相应的空格内。

指定收信人姓名

在商业书信和传真中，指定收信人姓名这一栏现已不常用。收信人地址的首行已经写明收信人姓名，因而不一定需要专门指定收信人姓名这一栏。

如果要使用指定收信人姓名这一栏，就要从页面左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。

称 呼

商业信件和传真常用以下方式开头：

·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示写信人知道收信人的姓名和性别);

·Dear Sir或Dear Madam(表示写给一位有具体职衔的人，如Sales Manager,

Chief Accountant等，而且写信人知道对方的性别);

·Dear Sir or Madam(表示写给一位有具体职衔而写信人又不知其性别的人);

·Dear Sirs (表示写给一家公司，没有明确的收信人)。

称呼中的第一个单词和其他所有名词的第一个字母均须大写。

事 由

写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。

信 文

全齐头式(full-blocked)书信，每个段落都从左边空白处开始写起，右边空白处必须尽量对齐，不能把单词断开。

在齐头式书信或传真中，信文也是从左边空白处开始写起，在事由下面空一行。

信 尾

传真的信尾一般都很简短(通常只有结尾敬辞和署名)，而书信的信尾内容则相对较长。

结尾敬辞

一般来说，书信和传真结尾敬辞都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。称呼为“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”时结尾用“Yours sincerely”。称呼为“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”时结尾则用“Yours faithfully”。

信末签名

写信人既可代表本人签名，也可代表公司签名。如：

Yours faithfully

For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd